SomeTime2013 - näin järjestät onnistuneesti sosiaalisen median seminaarin

SomeTime2013-logo. Logo: Jesse Soininen. 

SomeTime on vuosittain vapaaehtoispohjalla järjestettävä sosiaalisen median seminaari, joka kokoaa sekä IRL (In Real Life = tosielämässä) että etänä (etäosallistujat) yhteen suomalaiset sosiaalisen median ammattilaiset ja suurkuluttajat. 

Lauantaina 18.5.2013 klo 10-18 Espoossa järjestetty SomeTime2013 -tapahtuma oli järjestyksessä neljäs. Olen itse ollut mukana kolmessa viimeisessä SomeTime-tapahtumassa sekä järjestäjänä että puhujana. 

SomeTime2013-tapahtumaan osallistui paikan päällä noin 200 ihmistä ja etänä useita satoja ihmisiä. Tilaisuudessa esiintyi noin 40 eri puhujaa sekä tilaisuudessa oli jatkuvasti valittavana yhdeksän eri puhelinjaa. 

SomeTime2013-ohjelman teemat olivat seuraavat: 

• #OPPIMINEN – sosiaalinen media oppimisessa, opetuksessa ja akateemisessa tutkimuksessa
• #ORGANISAATIOT – sosiaalinen media yrityksissä, järjestöissä, yhdistyksissä ja muissa organisaatioissa
• #TEKNIIKKA – pelillisyys, lisätty todellisuus, Twitter-tilastot, ROI yms.
• #JOUKKOISTAMINEN – crowdsourcing, joukkorahoituksen mahdollisuudet jne.
• #YRITTÄJYYS – yrittämistä helpottavia asioita toisten yrittäjien näkökulmista
• #TYÖPAJA – kädet saveen, kokeilemaan ja tekemään
• #HENGAUS – maailmanlaajuinen etäosallistuminen
• #VIIHDE – mitä ikinä keksittiinkään!
  

Tässä blogissa on hieman tietoa siitä, miten sosiaalisen median seminaari järjestetään onnistuneesti.

#sekous

Sekousmansikat. Valokuva: Jyrki Ollinen. 

Ensimmäinen varsinainen SomeTime-suunnittelukokous pidettiin 6.3.2013. Kaiken kaikkiaan sekouksia eli suunnittelukokouksia pidettiin tätä seminaaria järjestettäessä kuusi kappaletta. 

Ihmiset joko kokoontuivat paikan päälle suunnittelemaan tai sitten osallistuivat etänä verkon kautta. Kaukaisimmat osallistujat matkustivat Tampereelta asti sekouksiin - hei vaan Pauliina Mäkelä! Osallistuin kahteen ensimmäiseen sekoukseen etänä sekä paikan päällä neljään viimeiseen sekoukseen ja itse rakentamiseen. 

Etäilijöiden eli etäosallistujien ajatukset saatiin esille siten, että jokainen sekous streamattiin eli videoitiin reaaliajassa Internetiin. Etäilijöillä oli käytettävissään paluukanavana tekstipohjainen järjestelmä, jossa he saattoivat esittää kysymyksiään ja huomioitaan. Yksi henkilö kokouksissa toimi aina etäilijöiden "äänenä" lukien ääneen etäilijöiden kirjoittamia kommentteja. Lisäksi etäilijöiden kommentit heijastettiin videotykillä valkokankaalle yhdessä pöytäkirjan kanssa, jolloin jokainen pystyi tarvittaessa kommunikoimaan etäilijöiden kanssa.  

Näin toimimalla etäilijät pystyivät osallistumaan tasavertaisena suunnitteluun. Paikan päällä olijat esittivät etäilijöille jatkuvasti kysymyksiä sekä etäilijöiden mielipiteet otettiin myös huomioon suunnittelussa. Näin useamman kuin yhden kerran tilanteen, jossa joku paikan päällä olijoista katsoi suoraan kameraan esittäen etäilijöille kysymyksen ja hetken kuluttua jonkun etäilijän kirjoittama vastaus oli luettavissa valkokankaalla olevasta tekstistä. 

Jokaisesta kokouksesta kirjoitettiin pöytäkirja eikä mikä tahansa pöytäkirja - vaan pöytäkirja oli Internetissä ja siihen pystyi kuka tahansa paikan päällä oleva tai etänä osallistuva tekemään mitä tahansa muutoksia koska tahansa ja pöytäkirja päivittyi reaaliajassa. Kuulostaako pelottavalta? Pöytäkirjat pysyivät kunnossa ja niiden sisältöä muokattiin yhdessä huolella. 

Ohjelmarunko tarkentui viimeisten kokousten aikana. Jo tässä vaiheessa meillä järjestäjillä oli näkemys, että tulossa oli ainakin sisältönsä puolesta kovin SomeTime ikinä. 

#rakennus

Perjantain 17.5.2013 SomeTime2013-rakennus. Valokuva: Jyrki Ollinen.  


Vapaaehtoiset rakentajat saapuivat perjantaina 17.5.2013 iltapäivän ja illan aikana tapahtumapaikalle. Kello 18.00 pidettiin viimeinen #sekous , jonka jälkeen tekniikan rakentaminen alkoi eli SomeTime Live Task Force -kollektiivin Toni Nummela sekä Sami Voutilainen päästettiin irti. 

Itse saavuin paikan päälle alkuillasta sekä lähdin vielä Ninchat-juhliin puolen yön aikoihin. Illan aikana ainakin:

• vedin Ethernet-kaapelia SomeTimeTV- ja SomeTimeRadio-käyttöä varten, jotta tilaisuuden juontava Pasi Örn voisi seuraavana päivänä keskittyä rauhassa rakentamiseen
• selvittelin teknisiä asioita
• päivitin tapahtuman Internet-sivuja
• osallistuin aamun avausnumeron eli yllätysohjelman suunnitteluun ja harjoittelin koreografiaa
• kuvasin rakennusta JatsiTV:oon. 

Juhlien jälkeen pääsin nukkumaan muutamaksi tunniksi. Heräsin lauantaina kuudelta aamulla, pakkasin tavarat ja lähdin paikan päälle kahdeksaksi. 


Tapahtuman ovet avautuivat ja SomeTime2013 alkoi. 

#aloitus

Lauantain 18.5.2013 streamaajien aamupalaveri. Valokuva: Jyrki Ollinen.

Kello 9-10 oli varattu ilmoittautumiseen sekä viimeisiin palavereihin. Tapahtumatila täyttyi pikku hiljaa ihmisistä, jotka olivat saapuneet joka puolelta Suomea. 


Tässä vaiheessa SomeTime Live Task Force jakoi vielä viimeisiä ohjeita.streamaajille eli henkilöille, joiden tehtävänä oli kuvata ympärillä tapahtuvia asioita. 


#hengaus

Hangout-tilan ihanat naiset. Valokuva: Petteri Järvinen.

Itse olin suunnitellut, että olisin vetänyt Google+ Hangout On Air - sekä Ninchat Hangout -lähetyksien ensimmäisen tunnin eli klo 9-10. 

Alkuperäisenä ajatuksenani oli, että olisin ensimmäisen tunnin aikana kulkenut rauhassa ympäri tiloja, kuvata tapahtumaan saapuvia ihmisiä sekä saattanut heitä yhteen etäosallistujien kanssa. 

Valitettavasti ajatukseni ei onnistunut, koska ensimmäisen parin tunnin aikana löysin itseni juoksentelemassa ympäri rakennusta korjaten eteen tulevia rikkinäisiä asioita:

• kaksi esiintymistilan tietokonetta kieltäytyivät yhdistämästä itseään Internetiin - koska olen aikaisemmin tehnyt useamman vuoden työkseni ammattimaista atk-verkkojen vianselvitystä suurissa verkoissa - nyt puhutaan satojen tai tuhansien työasemien verkoista, niin minulla on yleensä jonkinlainen käsitys mitä saattaa olla pielessä
• päivitin tapahtumasivuja. Sekouksissa meillä oli aina "joku", johon saattoi luottaa - se "joku", joka hoiti ne asiat kuntoon, joita kukaan muu ei ehtinyt tekemään. Nyt valitettavasti se "joku" oli unohtanut päivittää tapahtuman ohjelmarunkoon hashtagit eli tapahtumien teemat. Avasin omilla tunnuksillani ohjelman, päivitin vauhdissa muutokset sekä ilmoitin sisäisillä tiedotussivuilla kaikille muille järjestäjille päivityksestäni
  
• tilojen videoprojektorit kieltäytyivät yhteystyöstä
• lisäksi aamupäivän aikana oli useita muitakin eteen tulevia tilanteita, joita en edes muista enää, mutta niistä kaikista selvittiin.

Heti alkuvaiheessa paikan päälle kutsumani Suomen Google+ -guru Jaana Nyström, jolla on muuten sosiaalisessa mediassa yli puoli miljoonaa seuraajaa eli enemmän kuin yhdelläkään toisella suomalaisella - yrittäkää laittaa paremmaksi! - havaitsi, että olin juoksemassa kehää ympäri rakennusta, jolloin hän aloitti omatoimisesti Google+ Hangout On Air -lähetykset, josta olen hänelle kiitollinen. 

Lisäksi olin järjestänyt etäosallistujia varten tunnin välein vaihtuvat "puheenjohtajat" valvomaan hangout-keskustelujen sisältöä. Hommansa hoitivat ainakin Seppo Alaruikka, Heli Järvenpää sekä Taika Sahlstén, joille myös suuret kiitokset asioiden hoitamisesta. 


Ninchat-lähetyksen ehdin käynnistää omalla koneellani, mutten ehtinyt millään isännöidä sitä päivän aikana muiden asioiden kutsuessa. Toivottavasti Ninchat-lähetys oli antoisa :-)

#yllätysavaus


Sen sijaan että tapahtuma olisi aloitettu pönöttävillä juhlapuheilla, päätimme kokeilla hieman erilaista aloitustapaa. Osallistuin itse esiintyjänä mukaan yllätysavaukseen, johon olimme harjoitelleet ennalta koreografian. Avausta ja aamupäivän ohjelmaa katsoi muuten suorana lähetyksenä Internetin kautta 490 ihmistä. Sen voit katsoa itse näin jälkikäteenkin tästä.


#ohjelma

Jyrki Kasvi puhuu aiheesta "Somen pimeä puoli". Valokuva: Petteri Järvinen.

Yllätysavauksen jälkeen päästiin varsinaiseen ohjelmaan. Jyrki Kasvi aloitti aiheesta "Somen pimeä puoli". Päivän muun ohjelman voit katsoa tästä.

#SomeKirja

Anne Stolt esittelee SomeKirja-projektia. Valokuva: Jyrki Ollinen. 

Kello 11.00-11.50 oli aika toisen esiintymiseni, jossa Anne Stolt sekä minä kävimme läpi "Sosiaalinen media Suomessa"-kirjaprojektin tuloksia kirjan kirjoittajien sekä yleisön kanssa.

Projektin alkuperäinen idea oli, että muutama henkilö olisi kirjoittanut kirjan sosiaalisen median nykytilanteesta Suomessa. Itse osallistuin kirjan kirjoittamiseen kirjoittamalla siihen SomeTime-tapahtuman historiaa käsittelevän luvun sekä Ninchat-järjestelmää käsittelevän luvun.

Yksi asia johti kuitenkin toiseen, ja muutamassa viikossa yli 60 vapaaehtoista ihmistä kirjoittivat noin 200-sivuisen kirjan tyhjästä täysin valmiiksi, joukossa mm. Pekka Sauri, Jani Toivola sekä Pauli Aalto-Setälä sekä monia muita myös aikaisemmin kirjoja julkaisseita tahoja.

Koska projekti laajeni äkisti uunipangon päälle jätetyn pullataikinan tavoin, on seuraava vaihe tarjota kirjaa kustannettavaksi ja olen aloittanut tästä asiasta kaupalliset neuvottelut Anne Stoltin kanssa useiden eri kirjakustantamoiden kanssa. Katsotaan, mitä tästä projektista tulee. 

#organisaatiot

Jari A. Jaanto veti päivän aikana neljä eri esitystä. Valokuva: Petteri Järvinen. 

Kello 12.30 tekniikka oli jälleen kesytetty meidän avuksemme, joten piipahdin muutamaksi minuutiksi kuuntelemaan, kuin tilaisuuteen kutsumani Jari A. Jaanto, IAB Finland luennoi aiheesta "Suomen #somesanasto". Tämä oli ensimmäinen katsomani luento koko päivän aikana, johon pääsin osallistumaan edes muutamaksi minuutiksi. Lisäksi Jari A. Jaanto ehti puhua päivän aikana myös seuraavista aiheista: IRC-Galleria, Ninchat sekä Skrolli-paperilehti. 

#SomeMob


Mutta ettei elämä muuttuisi liian tylsäksi, lähdin n. klo 12.35 pihan ruokailupaikalle järjestämään Flash Mob -tapahtumaa. Mikäkö se oli? Valitettavasti en voi kertoa sitä vielä, mutta voisin sanoa että se tuli yllätyksenä kaikille ruokailemaan saapuvilla ja sain hyvin ihmiset mukaan tähän. Laitan tähän hyperlinkin siinä vaiheessa, kun SomeTime Live Task Force saa leikattua Flash Mob -tapahtuman lopulliseen muotoonsa. 

#lounas

Ruokajono. Valokuva: Petteri Järvinen.

Kello 13-15 oli varattu lounaalle sekä vapaalle verkostoitumiselle. Istuskelin pihalla vailla mitään kiirettä pari tuntia ja vedin happea illan rakennuksen, alkuyön biletyksen, huonosti nukutun loppuyön sekä tapahtumarikkaan aamun jäljiltä. 

#SomeOhjelma jatkuu

Kello 15 ohjelma jatkui eri tiloissa. 

Kello 17.00 esittelimme Anne Stoltin kanssa kaikille osallistujille edellä mainitun SomeKirjan nykytilannetta. Tämä oli päivän neljäs esiintymiseni.

Kello 18.00 virallinen ohjelma vihellettiin poikki. Lähdin viemään mukanani ollutta elektroniikkaa kotiin.

Päivän saldoa tarkistaessani havaitsin, että olin ehtinyt valokuvien ottamisen lisäksi kuvata ja julkaista myös 30 videota JatsiTV:oon. 

#SomeJatkot

Illan lopuksi järjestimme vielä viralliset SomeJatkot Helsingin keskustassa, ensin terassilla ja sitten siirryimme sisätiloihin. Kello 22.00 alkoivat Euroviisut, jossa Suomea edusti Krista Siegfrids ja "Marry Me"-kappale. Iltaohjelmaan osallistui vielä toistakymmentä aktivistia ja menin myös itse sinne. Tässä vaiheessa homma oli jo voiton puolella ja loppuilta kruunasi täydellisesti loistavan päivän!

#SomeHauskaa


Voisin sanoa, että SomeTime-tapahtumien järjestäminen on hauskaa ja toivon voivani osallistua suunnitteluun sekä itse tapahtumaan myös ensi vuonna.

Maria Laitinen keräsi SomeKirjan omaa lukuaan "SomeTimen henki 25 sanalla" varten ihmisiltä mielipiteitä SomeTime-tapahtuman järjestämisestä ja kirjoitin Marialle seuraavan viestin, joka pääsi lähes sellaisenaan itse kirjaan. Ohessa Marialle lähettämäni kirjoitus: 

Yksi sana, joka kuvaa hyvin tätä porukkaa: "Yksi". Niin vaivattoman kevyttä on kokoontuminen, keskustelu ja päätöksenteko. Me olemme yksi.

#SomeKiitokset

Kiitokset menevät edellä mainittujen lisäksi myös: 

- Peter Gréen - padlette-apuvälineet, jota ilman tapahtuman aloituskoreografia ei olisi onnistunut
- Susanna Heikkinen - muut puhuvat, Susanna tekee
- Petteri Järvinen - mainiot valokuvat
- Eija Kalliala - lisensointikysymykset
- Jarmo Lahti - streamaajien aatelia
- Joonas Linkola - SomeTime Internet-sivujen taitto
- Noora Malkavaara - jos ikinä kyllästyt opettajahommiin, niin saat koska tahansa töitä Kansallisbaletin hovikoreografina
- Tarja Ollas - viiimeisten sekouksien hienot kokoontumistilat
- Jesse Soininen - tapahtuman logo
- Minna Takala - kiitos että lainasit meille kahdellesadalle olohuonettasi
- Sanna Veijanen - kolehdinkerääjien aatelia. 


Toin tilaisuuteen "nakkinauhan" eli hopeisen nauhan, joka pujotettiin järjestäjien hauiksen ympäri. Laskin päivän aikana ainakin 20-30 nakkinauhaa ja lausun nöyrät kiitokseni myös kaikille niille, joiden nimiä ei tullut mainittua tässä blogissa. Me kaikki järjestäjät tiedämme, keitä te olette. Ilman teitä, hyvät järjestäjät; sekä ilman Teitä, hyvä yleisö - ei SomeTime-tapahtumaa olisi olemassakaan!