SomeTime2013 - näin järjestät onnistuneesti sosiaalisen median seminaarin

SomeTime2013-logo. Logo: Jesse Soininen. 

SomeTime on vuosittain vapaaehtoispohjalla järjestettävä sosiaalisen median seminaari, joka kokoaa sekä IRL (In Real Life = tosielämässä) että etänä (etäosallistujat) yhteen suomalaiset sosiaalisen median ammattilaiset ja suurkuluttajat. 

Lauantaina 18.5.2013 klo 10-18 Espoossa järjestetty SomeTime2013 -tapahtuma oli järjestyksessä neljäs. Olen itse ollut mukana kolmessa viimeisessä SomeTime-tapahtumassa sekä järjestäjänä että puhujana. 

SomeTime2013-tapahtumaan osallistui paikan päällä noin 200 ihmistä ja etänä useita satoja ihmisiä. Tilaisuudessa esiintyi noin 40 eri puhujaa sekä tilaisuudessa oli jatkuvasti valittavana yhdeksän eri puhelinjaa. 

SomeTime2013-ohjelman teemat olivat seuraavat: 

• #OPPIMINEN – sosiaalinen media oppimisessa, opetuksessa ja akateemisessa tutkimuksessa
• #ORGANISAATIOT – sosiaalinen media yrityksissä, järjestöissä, yhdistyksissä ja muissa organisaatioissa
• #TEKNIIKKA – pelillisyys, lisätty todellisuus, Twitter-tilastot, ROI yms.
• #JOUKKOISTAMINEN – crowdsourcing, joukkorahoituksen mahdollisuudet jne.
• #YRITTÄJYYS – yrittämistä helpottavia asioita toisten yrittäjien näkökulmista
• #TYÖPAJA – kädet saveen, kokeilemaan ja tekemään
• #HENGAUS – maailmanlaajuinen etäosallistuminen
• #VIIHDE – mitä ikinä keksittiinkään!
  

Tässä blogissa on hieman tietoa siitä, miten sosiaalisen median seminaari järjestetään onnistuneesti.

#sekous

Sekousmansikat. Valokuva: Jyrki Ollinen. 

Ensimmäinen varsinainen SomeTime-suunnittelukokous pidettiin 6.3.2013. Kaiken kaikkiaan sekouksia eli suunnittelukokouksia pidettiin tätä seminaaria järjestettäessä kuusi kappaletta. 

Ihmiset joko kokoontuivat paikan päälle suunnittelemaan tai sitten osallistuivat etänä verkon kautta. Kaukaisimmat osallistujat matkustivat Tampereelta asti sekouksiin - hei vaan Pauliina Mäkelä! Osallistuin kahteen ensimmäiseen sekoukseen etänä sekä paikan päällä neljään viimeiseen sekoukseen ja itse rakentamiseen. 

Etäilijöiden eli etäosallistujien ajatukset saatiin esille siten, että jokainen sekous streamattiin eli videoitiin reaaliajassa Internetiin. Etäilijöillä oli käytettävissään paluukanavana tekstipohjainen järjestelmä, jossa he saattoivat esittää kysymyksiään ja huomioitaan. Yksi henkilö kokouksissa toimi aina etäilijöiden "äänenä" lukien ääneen etäilijöiden kirjoittamia kommentteja. Lisäksi etäilijöiden kommentit heijastettiin videotykillä valkokankaalle yhdessä pöytäkirjan kanssa, jolloin jokainen pystyi tarvittaessa kommunikoimaan etäilijöiden kanssa.  

Näin toimimalla etäilijät pystyivät osallistumaan tasavertaisena suunnitteluun. Paikan päällä olijat esittivät etäilijöille jatkuvasti kysymyksiä sekä etäilijöiden mielipiteet otettiin myös huomioon suunnittelussa. Näin useamman kuin yhden kerran tilanteen, jossa joku paikan päällä olijoista katsoi suoraan kameraan esittäen etäilijöille kysymyksen ja hetken kuluttua jonkun etäilijän kirjoittama vastaus oli luettavissa valkokankaalla olevasta tekstistä. 

Jokaisesta kokouksesta kirjoitettiin pöytäkirja eikä mikä tahansa pöytäkirja - vaan pöytäkirja oli Internetissä ja siihen pystyi kuka tahansa paikan päällä oleva tai etänä osallistuva tekemään mitä tahansa muutoksia koska tahansa ja pöytäkirja päivittyi reaaliajassa. Kuulostaako pelottavalta? Pöytäkirjat pysyivät kunnossa ja niiden sisältöä muokattiin yhdessä huolella. 

Ohjelmarunko tarkentui viimeisten kokousten aikana. Jo tässä vaiheessa meillä järjestäjillä oli näkemys, että tulossa oli ainakin sisältönsä puolesta kovin SomeTime ikinä. 

#rakennus

Perjantain 17.5.2013 SomeTime2013-rakennus. Valokuva: Jyrki Ollinen.  


Vapaaehtoiset rakentajat saapuivat perjantaina 17.5.2013 iltapäivän ja illan aikana tapahtumapaikalle. Kello 18.00 pidettiin viimeinen #sekous , jonka jälkeen tekniikan rakentaminen alkoi eli SomeTime Live Task Force -kollektiivin Toni Nummela sekä Sami Voutilainen päästettiin irti. 

Itse saavuin paikan päälle alkuillasta sekä lähdin vielä Ninchat-juhliin puolen yön aikoihin. Illan aikana ainakin:

• vedin Ethernet-kaapelia SomeTimeTV- ja SomeTimeRadio-käyttöä varten, jotta tilaisuuden juontava Pasi Örn voisi seuraavana päivänä keskittyä rauhassa rakentamiseen
• selvittelin teknisiä asioita
• päivitin tapahtuman Internet-sivuja
• osallistuin aamun avausnumeron eli yllätysohjelman suunnitteluun ja harjoittelin koreografiaa
• kuvasin rakennusta JatsiTV:oon. 

Juhlien jälkeen pääsin nukkumaan muutamaksi tunniksi. Heräsin lauantaina kuudelta aamulla, pakkasin tavarat ja lähdin paikan päälle kahdeksaksi. 


Tapahtuman ovet avautuivat ja SomeTime2013 alkoi. 

#aloitus

Lauantain 18.5.2013 streamaajien aamupalaveri. Valokuva: Jyrki Ollinen.

Kello 9-10 oli varattu ilmoittautumiseen sekä viimeisiin palavereihin. Tapahtumatila täyttyi pikku hiljaa ihmisistä, jotka olivat saapuneet joka puolelta Suomea. 


Tässä vaiheessa SomeTime Live Task Force jakoi vielä viimeisiä ohjeita.streamaajille eli henkilöille, joiden tehtävänä oli kuvata ympärillä tapahtuvia asioita. 


#hengaus

Hangout-tilan ihanat naiset. Valokuva: Petteri Järvinen.

Itse olin suunnitellut, että olisin vetänyt Google+ Hangout On Air - sekä Ninchat Hangout -lähetyksien ensimmäisen tunnin eli klo 9-10. 

Alkuperäisenä ajatuksenani oli, että olisin ensimmäisen tunnin aikana kulkenut rauhassa ympäri tiloja, kuvata tapahtumaan saapuvia ihmisiä sekä saattanut heitä yhteen etäosallistujien kanssa. 

Valitettavasti ajatukseni ei onnistunut, koska ensimmäisen parin tunnin aikana löysin itseni juoksentelemassa ympäri rakennusta korjaten eteen tulevia rikkinäisiä asioita:

• kaksi esiintymistilan tietokonetta kieltäytyivät yhdistämästä itseään Internetiin - koska olen aikaisemmin tehnyt useamman vuoden työkseni ammattimaista atk-verkkojen vianselvitystä suurissa verkoissa - nyt puhutaan satojen tai tuhansien työasemien verkoista, niin minulla on yleensä jonkinlainen käsitys mitä saattaa olla pielessä
• päivitin tapahtumasivuja. Sekouksissa meillä oli aina "joku", johon saattoi luottaa - se "joku", joka hoiti ne asiat kuntoon, joita kukaan muu ei ehtinyt tekemään. Nyt valitettavasti se "joku" oli unohtanut päivittää tapahtuman ohjelmarunkoon hashtagit eli tapahtumien teemat. Avasin omilla tunnuksillani ohjelman, päivitin vauhdissa muutokset sekä ilmoitin sisäisillä tiedotussivuilla kaikille muille järjestäjille päivityksestäni
  
• tilojen videoprojektorit kieltäytyivät yhteystyöstä
• lisäksi aamupäivän aikana oli useita muitakin eteen tulevia tilanteita, joita en edes muista enää, mutta niistä kaikista selvittiin.

Heti alkuvaiheessa paikan päälle kutsumani Suomen Google+ -guru Jaana Nyström, jolla on muuten sosiaalisessa mediassa yli puoli miljoonaa seuraajaa eli enemmän kuin yhdelläkään toisella suomalaisella - yrittäkää laittaa paremmaksi! - havaitsi, että olin juoksemassa kehää ympäri rakennusta, jolloin hän aloitti omatoimisesti Google+ Hangout On Air -lähetykset, josta olen hänelle kiitollinen. 

Lisäksi olin järjestänyt etäosallistujia varten tunnin välein vaihtuvat "puheenjohtajat" valvomaan hangout-keskustelujen sisältöä. Hommansa hoitivat ainakin Seppo Alaruikka, Heli Järvenpää sekä Taika Sahlstén, joille myös suuret kiitokset asioiden hoitamisesta. 


Ninchat-lähetyksen ehdin käynnistää omalla koneellani, mutten ehtinyt millään isännöidä sitä päivän aikana muiden asioiden kutsuessa. Toivottavasti Ninchat-lähetys oli antoisa :-)

#yllätysavaus


Sen sijaan että tapahtuma olisi aloitettu pönöttävillä juhlapuheilla, päätimme kokeilla hieman erilaista aloitustapaa. Osallistuin itse esiintyjänä mukaan yllätysavaukseen, johon olimme harjoitelleet ennalta koreografian. Avausta ja aamupäivän ohjelmaa katsoi muuten suorana lähetyksenä Internetin kautta 490 ihmistä. Sen voit katsoa itse näin jälkikäteenkin tästä.


#ohjelma

Jyrki Kasvi puhuu aiheesta "Somen pimeä puoli". Valokuva: Petteri Järvinen.

Yllätysavauksen jälkeen päästiin varsinaiseen ohjelmaan. Jyrki Kasvi aloitti aiheesta "Somen pimeä puoli". Päivän muun ohjelman voit katsoa tästä.

#SomeKirja

Anne Stolt esittelee SomeKirja-projektia. Valokuva: Jyrki Ollinen. 

Kello 11.00-11.50 oli aika toisen esiintymiseni, jossa Anne Stolt sekä minä kävimme läpi "Sosiaalinen media Suomessa"-kirjaprojektin tuloksia kirjan kirjoittajien sekä yleisön kanssa.

Projektin alkuperäinen idea oli, että muutama henkilö olisi kirjoittanut kirjan sosiaalisen median nykytilanteesta Suomessa. Itse osallistuin kirjan kirjoittamiseen kirjoittamalla siihen SomeTime-tapahtuman historiaa käsittelevän luvun sekä Ninchat-järjestelmää käsittelevän luvun.

Yksi asia johti kuitenkin toiseen, ja muutamassa viikossa yli 60 vapaaehtoista ihmistä kirjoittivat noin 200-sivuisen kirjan tyhjästä täysin valmiiksi, joukossa mm. Pekka Sauri, Jani Toivola sekä Pauli Aalto-Setälä sekä monia muita myös aikaisemmin kirjoja julkaisseita tahoja.

Koska projekti laajeni äkisti uunipangon päälle jätetyn pullataikinan tavoin, on seuraava vaihe tarjota kirjaa kustannettavaksi ja olen aloittanut tästä asiasta kaupalliset neuvottelut Anne Stoltin kanssa useiden eri kirjakustantamoiden kanssa. Katsotaan, mitä tästä projektista tulee. 

#organisaatiot

Jari A. Jaanto veti päivän aikana neljä eri esitystä. Valokuva: Petteri Järvinen. 

Kello 12.30 tekniikka oli jälleen kesytetty meidän avuksemme, joten piipahdin muutamaksi minuutiksi kuuntelemaan, kuin tilaisuuteen kutsumani Jari A. Jaanto, IAB Finland luennoi aiheesta "Suomen #somesanasto". Tämä oli ensimmäinen katsomani luento koko päivän aikana, johon pääsin osallistumaan edes muutamaksi minuutiksi. Lisäksi Jari A. Jaanto ehti puhua päivän aikana myös seuraavista aiheista: IRC-Galleria, Ninchat sekä Skrolli-paperilehti. 

#SomeMob


Mutta ettei elämä muuttuisi liian tylsäksi, lähdin n. klo 12.35 pihan ruokailupaikalle järjestämään Flash Mob -tapahtumaa. Mikäkö se oli? Valitettavasti en voi kertoa sitä vielä, mutta voisin sanoa että se tuli yllätyksenä kaikille ruokailemaan saapuvilla ja sain hyvin ihmiset mukaan tähän. Laitan tähän hyperlinkin siinä vaiheessa, kun SomeTime Live Task Force saa leikattua Flash Mob -tapahtuman lopulliseen muotoonsa. 

#lounas

Ruokajono. Valokuva: Petteri Järvinen.

Kello 13-15 oli varattu lounaalle sekä vapaalle verkostoitumiselle. Istuskelin pihalla vailla mitään kiirettä pari tuntia ja vedin happea illan rakennuksen, alkuyön biletyksen, huonosti nukutun loppuyön sekä tapahtumarikkaan aamun jäljiltä. 

#SomeOhjelma jatkuu

Kello 15 ohjelma jatkui eri tiloissa. 

Kello 17.00 esittelimme Anne Stoltin kanssa kaikille osallistujille edellä mainitun SomeKirjan nykytilannetta. Tämä oli päivän neljäs esiintymiseni.

Kello 18.00 virallinen ohjelma vihellettiin poikki. Lähdin viemään mukanani ollutta elektroniikkaa kotiin.

Päivän saldoa tarkistaessani havaitsin, että olin ehtinyt valokuvien ottamisen lisäksi kuvata ja julkaista myös 30 videota JatsiTV:oon. 

#SomeJatkot

Illan lopuksi järjestimme vielä viralliset SomeJatkot Helsingin keskustassa, ensin terassilla ja sitten siirryimme sisätiloihin. Kello 22.00 alkoivat Euroviisut, jossa Suomea edusti Krista Siegfrids ja "Marry Me"-kappale. Iltaohjelmaan osallistui vielä toistakymmentä aktivistia ja menin myös itse sinne. Tässä vaiheessa homma oli jo voiton puolella ja loppuilta kruunasi täydellisesti loistavan päivän!

#SomeHauskaa


Voisin sanoa, että SomeTime-tapahtumien järjestäminen on hauskaa ja toivon voivani osallistua suunnitteluun sekä itse tapahtumaan myös ensi vuonna.

Maria Laitinen keräsi SomeKirjan omaa lukuaan "SomeTimen henki 25 sanalla" varten ihmisiltä mielipiteitä SomeTime-tapahtuman järjestämisestä ja kirjoitin Marialle seuraavan viestin, joka pääsi lähes sellaisenaan itse kirjaan. Ohessa Marialle lähettämäni kirjoitus: 

Yksi sana, joka kuvaa hyvin tätä porukkaa: "Yksi". Niin vaivattoman kevyttä on kokoontuminen, keskustelu ja päätöksenteko. Me olemme yksi.

#SomeKiitokset

Kiitokset menevät edellä mainittujen lisäksi myös: 

- Peter Gréen - padlette-apuvälineet, jota ilman tapahtuman aloituskoreografia ei olisi onnistunut
- Susanna Heikkinen - muut puhuvat, Susanna tekee
- Petteri Järvinen - mainiot valokuvat
- Eija Kalliala - lisensointikysymykset
- Jarmo Lahti - streamaajien aatelia
- Joonas Linkola - SomeTime Internet-sivujen taitto
- Noora Malkavaara - jos ikinä kyllästyt opettajahommiin, niin saat koska tahansa töitä Kansallisbaletin hovikoreografina
- Tarja Ollas - viiimeisten sekouksien hienot kokoontumistilat
- Jesse Soininen - tapahtuman logo
- Minna Takala - kiitos että lainasit meille kahdellesadalle olohuonettasi
- Sanna Veijanen - kolehdinkerääjien aatelia. 


Toin tilaisuuteen "nakkinauhan" eli hopeisen nauhan, joka pujotettiin järjestäjien hauiksen ympäri. Laskin päivän aikana ainakin 20-30 nakkinauhaa ja lausun nöyrät kiitokseni myös kaikille niille, joiden nimiä ei tullut mainittua tässä blogissa. Me kaikki järjestäjät tiedämme, keitä te olette. Ilman teitä, hyvät järjestäjät; sekä ilman Teitä, hyvä yleisö - ei SomeTime-tapahtumaa olisi olemassakaan!

Kuinka hävität 300 puhelinnumeroasi

(Koonti tämän artikkelin lopussa.)


Taustatietona: hankin ensimmäisen matkapuhelimeni vuonna 1991. Laite oli NMT 900 -verkossa toimiva Technophone 900. 

Kolme vuotta myöhemmin eli vuonna 1994 ostin Nokia 2110 -puhelimen ja siirryin GSM-aikakauteen. Siitä pitäen olen huolellisena miehenä siirtänyt aina operaattoria vaihtaessani vanhalta SIM-kortilta henkilökohtaiset puhelinnumeroni uudelle SIM-kortille. 

Vielä viime viikolla minulla oli yhteystietoja SIM-kortilla henkilökohtaista käyttöä varten kerättynä noin 300 kappaletta vuosien varrelta. Työnumeroita varten minulla on ollut aina eri puhelimet. 

Facebook for Android -päivitys


Käytössäni on HTC Desire Z -älypuhelin, jossa on sisäistä muistia 1 Gt, Android 2.3.3 "Gingerbread"-käyttöjärjestelmä ja mekaaninen QWERTY-näppäimistö. Laite on noin kaksi vuotta vanha ja toimii edelleen täydellisesti. 

Asiat alkoivat mennä pahasti pieleen em. älypuhelimeeni ajamani viimeisimmän Facebook for Android v. 1.9.12 -päivityksen jälkeen. Kyseinen päivitys muutti itse omavaltaisesti Facebook for Android -ohjelman Asetukset-valikon toiminnot seuraavaksi: 


"Asetukset / Synkronoi yhteystiedot: (o) Synkronoi kaikki"


Muistelin että minulla oli ennen päivitystä ollut tässä

"Asetukset / Synkronoi yhteystiedot: (o) Synkronoi olemassa oleviin yhteystietoihin" 

joten ajattelin katsoa mitä em. tehdasasetuksena saatu toiminto tekee. 


Sen lisäksi Facebook for Android asetti omavaltaisesti käyttöön 

"Ilmoitukset: Aktiivinen (x)"

siten, että sain puhelimen ruudulle ilmoitukset kaikista mahdollisista Facebookissa tapahtuvista asioista. Tämä ei ollut toivottavaa. 


Kun havaitsin mitä Facebook for Android oli tehnyt, kävin ottamassa em. Ilmoitukset-valinnan pois päältä. Tästä huolimatta puhelin alkoi joka aamu n. kello 9-10 välillä lähettää minulle yläpalkkiin ilmoituksen, joka mukaan Facebookissa olisi uutta toimintaa. Kävin tarkistamassa em. Ilmoitus-asetuksen ja se oli edelleen pois päältä. Tästä huolimatta ilmoituksia tuli edelleen joka aamu. "Aika kehnoa koodausta", ajattelin.


Suurempi koodausvirhe räjähti kuitenkin naamalle kuitenkin torstaina 6.12.2012, kun puhelimeni ilmoitti muistin olevan vähissä. Tarkistin tilanteen ja havaitsin että puhelinnumeroita käsittelevä sovellus  oli kerännyt kaikkien Facebook-kontaktieni minulle näytettävät puhelinnumerot, tuonut ne puhelimen muistiin ja käytti keskusmuistia tähän tarkoitukseen muistaakseni n. 60-80 Mt haukaten liikaa muistia, koska puhelimen keskusmuisti on vain 1 Gt:n kokoinen ja yksittäiset Android-sovellukset ovat kasvaneet valtavasti kokoa viimeisen kahden vuoden aikana. 

Asetin

"Asetukset / Synkronoi yhteystiedot: (o) Älä synkronoi"

ja odotin tovin. Muistinkäyttö ei pienentynyt tästä yhtään. Näin ollen päätin tyhjentää käyttöjärjestelmän puolelta

"Asetukset / Sovellukset / Sovellusten hallinta / Kaikki"

-sovelluksen

"Yhteystietojen tallennustila"

käyttämän muistin, joka on yleensä ollut muistaakseni jokusen megatavun kokoinen. Oletin että tämän valinnan ei pitäisi vaikuttaa puhelimen SIM-kortilla oleviin yhteystietoihin. 

Tästä hetkestä eteenpäin jotakin meni pahasti pieleen ja puhelin hävitti lähes kaikki SIM-kortilla olevat yhteystiedot. Havaitsin tämän, kun sain tekstiviestin, jonka numero oli tuttu, mutta puhelin ei näyttänyt lähettäjän tietoja.

Siirsin SIM-kortin Nokian puhelimeen ja tutkin asiaa: toden totta: noin 300 yhteystietoa oli kadonnut ja jäljellä oli sillä hetkellä vain noin viisi yhteystietoa. 


Mitäs sitten tehdä? Noin 300 SIM-kortilla olevaa puhelinnumeroa olivat siis kadonneet. Olisi melkoinen urakka lähteä keräämään näitä kaikkia käsin läpi kymmenistä eri paikoista. 

Onneksi kuten edellä kerroin olen huolellinen mies: olin kopioinut puhelimeni SIM-kortin sisällön erään Nokian puhelimeni sisäiseen muistiin noin puoli vuotta sitten.

Käytin tyhjentynyttä SIM-korttia em. puhelimessa, katsoin numerot läpi, selvittelin ja lisäsin tänä aikana tulleet uudet numerot usealta eri taholta sekä asetin SIM-kortin takaisin älypuhelimeeni. Nyt on kulunut neljä tuntia, ja numerot näyttävät pysyvän puhelimessa. 

Voisitte varmaan kuvitella mikä tilanteeni olisi, jos minulla itselläni ei olisi ollut omia varmuuskopioita tilanteesta. 

Koonti

Mikälili käytät Facebook for Android -sovellusta, käy katsomassa 

"Asetukset / Synkronoi yhteystiedot"

-tila ja mieti onko se mieleisesi.


Mikäli ei ole, niin älä missään nimessä muuta em. tilaa, mikäli et ole varmuuskopioinut puhelimesi SIM-kortin sisältöä jollekin toiselle SIM-kortille tai johonkin toiseen puhelimeen. 

Android 2.3.3 -käyttäjille: mikäli nollaat sovelluksen

"Yhteystietojen tallennustila"

käyttämän muistin, saattaa se yhdessä Facebook for Android v. 1.9.12 -päivityksen jälkeen tyhjentää pysyvästi puhelimesi SIM-kortilla olevat yhteystiedot. 

Helpoimmat sijoitukset Internetissä

(Koonti tämän artikkelin lopussa.)

Olen harrastanut aktiivisesti sijoitustoimintaa 1980-luvulta lähtien. Aloitin Internetin käytön yhtenä ensimmäisistä suomalaisista vuonna 1986. Aloin käyttää Internet-selaimia heti niiden ilmaannuttua markkinoille vuonna 1993, mutta sijoituspäätöksiä tukevan tiedon etsiminen oli vielä 1990-luvun loppupuolelle asti huomattavasti haasteellisempaa kuin nykyään.

Sijoitustoiminta 1980-luvulla

Nk. USENET News -keskusteluryhmiä oli olemassa Internetissä jo silloin kun aloitin sen käytön sekä harrastin näissä ryhmissä erilaisista aiheista keskustelemista, mutta sijoitusaiheista ei syntynyt koskaan kunnollista keskustelua. Tämä johtui siitä, että käyttäjäkunta oli tuolloin hyvin rajattu koostuen lähinnä Suomessa uraauurtavista aktiivisimmista tietokoneharrastajista sekä maailmalla yliopistojen opiskelijoista, joita ei sijoitustoiminta kiinnostanut. 

Alkuvaiheessa hyviä tiedon lähteitä minulle tarjosivat Helsingin Sanomat -lehden taloussivut sekä Kauppalehti, jota olen tilannut ja lukenut vuodesta 1986 lähtien. 

Lisäksi haalin käsiini ja luin englannin- ja suomenkielistä sijoituskirjallisuutta. 

Paitsi tiedonhaku niin myös sijoituksien tekeminen oli tuohon aikaan huomattavasti vaikeampaa kuin nykyään. Mikäli tein sijoituspäätöksen, niin vein toimeksiantopyyntöni pankkiin, jossa pankin meklari armollisesti suostui ottamaan käsittelyyn antamani osto- tai myyntimääräyksen määräämilläni rajaehdoilla oman aikataulunsa mukaisesti. Lisäksi pankin tarjoamien palveluiden hinnat olivat nykymittapuulla hyvin kalliit, joten pankit hyötyivät tuolloin erittäin paljon yksityisistä osakesijoittajista. 

Joskus rajaehtoni täsmäsivät ja kaupat syntyvät; toisinaan taas asettamani rajaehdot eivät johtaneetkaan kaupankäyntiin, jolloin asia tuli miettiä uudelleen.

Sijoitustoiminta 1990-luvulla

Aloin hoitaa Internetin kautta suoraan itse kaikkia sijoituksiani heti kun se oli mahdollista. Aluksi pankkini tarjosi minulle mahdollisuuden hoitaa itse sijoituksiani nykynäkökulmasta katsottuna hyvinkin alkeellisen järjestelmän kautta.

Tämän jälkeen siirryin käyttämään pelkästään sijoitustoimintaan keskittyneiden yritysten tarjoamia osto- ja myyntityökaluja, joista osa oli niin edistyksellisiä, että niitä voisi käyttää vaikka vielä tänäkin päivänä. 

Oma sijoitusoppini

Aloittaessani sijoitustoimintaani ei yleistä sijoitustietoa ollut siis juurikaan tarjolla. Tämä johti siihen, että päädyin kehittämään oman sijoitusoppini. Lopputuloksena sain itse kehitettyä tarpeisiini täysin sopivan teknisen sijoitustyökalun, joka vastaa minulle vielä tänäkin päivänä joka hetki seuraaviin kysymyksiin:

• mikä on markkinatilanne: tulenko nyt markkinoille, pysynkö markkinoilla, poistunko markkinoilta vai pysyttelenkö kokonaan poissa?
• mikäli nyt on aika tulla markkinoille, niin mihin sijoitan? Onko aika pysyä markkinoilla? Mikäli nyt on aika poistua markkinoilta, niin miten poistun? Jos on aika pysytellä poissa, niin kauanko niin teen?
  
• miten hajautan sijoitukseni?
• millä summilla ja millä aikataululla teen sijoitukseni?

Edellä mainitun sijoitustyökalun käyttö vaati tuolloin ja vaatii vielä nykyäänkin erittäin huolellista sijoitettavan kohteen taustojen tutkimista.

Aikoinaan taustojen tutkiminen piti suorittaa painettujen vuosikertomusten perusteella "jälkijunassa". Niiden tilaaminen, analysointi ja taulukointi olivat luku sinänsä.

Nykyään saan kaikki tarvitsemani tunnusluvut Internetistä muutaman napin painalluksella. 

Onneksi sain jo 1980-luvulla silloiselta esimieheltäni sekä konsernin kirjanpitäjältä aivan mahtavia viikoittaisia oppitunteja kirjanpidosta ja tunnuslukujen analysoinnista, joka johti minut myöhemmin opiskelemaan aiheesta lisää kaupallisen koulutukseni myötä. Tämä kaikki on vaikuttanut siihen, että pystyn tekemään itse tarvittavat sijoituspäätökset. 

Analysointi

Analysointi tapahtuu siten, että käytän itse kehittämäni sijoitusopin mukaista pisteytysjärjestelmää. Syötän selvittämieni tietojen perusteella erilaisia tunnuslukuja itse kehittämääni järjestelmään, jonka perusteella saan jokaiselle potentiaaliselle sijoituskohteelle tietyn pisteluvun. Pisteluku kertoo minulle paitsi sen, että tuleeko kohteeseen sijoittaa vai ei; niin myös tiedon siitä, että mikäli sijoitettavia kohteita olisi useita, niin kohteen "järjestysluvun" eli sen missä kohtaa minun tulisi kuhunkin kohteeseen sijoittaa. Lisäksi järjestelmä pitää huolen hajautuksesta ja kertoo kuinka paljon tulee kerralla sijoittaa mihinkin. 

Lisäksi olen tehnyt sekä hallinnoinut sukulaisteni puolesta heidän sijoituksiaan yhdessä sovituilla tavoilla toimien "yksityissalkunhoitajana". 

Ystävilleni en ole heidän kysymyksistään huolimatta uskaltanut koskaan jakaa sijoitusneuvoja "baaritiskin yli", koska sijoitusneuvonnan tekeminen vaatii mielestäni henkilön huolellista tuntemista sekä hänen varallisuutensa ja riskinsietokykynsä selvittämistä. 


Tämänkertaisen blogin kirjoittaminen oli niin hauskaa sekä mieleeni tuli lukuisia uusia ideoita ja ajatuksia aiheesta, joten päätin käsitellä sijoituksia myös tulevissa blogeissani. 

Koonti

• sijoitustoiminta 1980-luvulla oli huomattavasti vaikeampaa kun nyt, koska tieto piti kerätä ja koostaa painetuista vuosikertomuksista
• 1990-luvulla yleistyivät Internetin kautta käytettävät sijoitusjärjestelmät
• aluksi Internet-sijoitusjärjestelmiä tarjosivat vain pankit, mutta alalle tuli myös edistyksellisiä osto- ja myyntityökaluja
• kehitin itse oman sijoitusoppini
• analysointi tapahtuu itse kehittämäni pisteytysjärjestelmän kautta. 

Pysyvien muutosten pakko

(Koonti tämän artikkelin lopussa.)

Sosiaalisen median käyttäjiä kiusataan tänä päivänä yhä tihenevissä määrin näiden järjestelmien toiminnallisilla muutoksilla. 


Erityisesti jatkuvien muutosten tekijänä on kunnostautunut Facebook, mutta myös Google+ on jonkin verran tehnyt muutoksia. Twitter on pysynyt muutosvauhdissa hieman rauhallisempana. 


Analysoin tässä artikkelissa hieman näistä muutoksista aiheutuvia harmeja tavallisen loppukäyttäjän kannalta.

Facebook-muutoksia

Näytettävä Uutiset-virran sisältö

Facebook on tehnyt eniten muutoksia järjestelmäänsä. Monien toiminnallisten muutosten lisäksi merkittävin muutos on tullut näytettävien uutispäivityksien algoritmiin: Facebookin edustajat ovat suoraan kertoneet, että Facebook näyttää oletusarvoisesti Uutiset-virrassa vain 8 % ystäviesi tilapäivityksistä. 

Vaikka prosenttilasku onkin varmasti meille kaikille tuttua, on mielestäni silti hämmästyttävää, että sadasta tilapäivityksestä Facebook päättää itsenäisesti piilottaa minulta mitään kysymättä 92 kappaletta, ja näyttää minulle vain kahdeksan! 

Facebookin edustajan mukaan Facebookin algoritmi optimoi Uutiset-virrassa näytettävää sisältöä painottaen niiden ihmisten kirjoituksia, joiden kanssa olet eniten vuorovaikutuksessa.

Jos itse saisin päättää, niin haluaisin vastaanottaa Uutiset-virran sisältöä tasaisesti kaikilta Facebook-kontakteiltani, myös niiltä joiden kanssa "en ole niin paljon tekemisissä", koska minua kiinnostaa myös niiden tahojen kuulumiset, joista en kuule niin usein. 

Edellä mainitun rajoituksen voi tarvittaessa ohittaa käsin, mutta tällöin minun pitäisi asettaa joka ainoan Facebook-kontaktini kohdalta päälle erikseen, että haluan seurata kaikkia hänen Uutiset-virtaansa lähettämiä päivityksiä. 


Koska asiaa ei voi Facebookissa asettaa päälle kaikille kontakteille yhdellä kertaa "eräajona", jää asian tekeminen varmasti sen suuren työllisyyden vuoksi, mikäli kontakteja on enemmän kuin muutama. 

Facebook Android -sovellus

Noin viikko sitten päivittynyt Facebook Android -sovellus meni päivityksessä erittäin huonoon suuntaan: Uutiset-virrassa näytetään kommenttiketjusta vain ensimmäinen, alkuperäinen viesti, ja mikäli haluat lukea koko viestiketjun, on jokainen kommenttiketju avattava yksitellen auki painamalla pientä kohtaa kommentin alapuolella näkyvistä pienestä palkista. 

Tämä käytäntö hidastaa erittäin paljon Facebookin käyttöä ja tämän päivityksen tultua lopetin Facebook Android -sovelluksen käytön Uutiset-virran lukemiseen, koska tekemäni testin mukaan tämä käyttötapa hidasti Facebook-kommenttien lukemista verrattuna normaalilla selaimella tapahtuvaan lukemiseen noin nelinkertaisesti. Minulla on parempaakin käyttöä sille ajalle.

Google+ -muutoksia

Google+ on ollut muutoksissaan maltillisempi, ja käyttöliittymä on ollut jo palvelun lanseeraamisesta eli kesästä 2011 asti parempi kuin Facebookilla. 
Google+:n muutokset ovat olleet hyvin pieniä ja niin merkityksettömiä kokonaisuuden kannalta, etten luettele niitä tässä.

Google+ Android -sovellus toimii täysin eri periaatteella kuin Facebook Android -sovellus: se näyttää alkuperäisen kirjoituksen ja siitä kaksi ensimmäistä kommenttia. Tämän jälkeen saat kommentit luettavaksesi painamalla mitä tahansa kohtaa kommenttiketjusta, jolloin kaikki kommentit avautuvat samalle näytölle allekkain.

Facebook Android -sovelluksen tulisi ottaa Google+ Android -sovelluksesta mallia näin yksinkertaisesta tavasta ratkaista asia kuntoon, eikä vaikeuttaa käyttäjien elämää.

Twitter-muutokset

Twitterin käyttöliittymä on pysynyt hyvin uskollisena alkuperäiselle, ehkäpä suurimmat muutokset ovat uudet "Home"-, "Connect"- ja "Discover"-napit sekä "Connect"-napin painamisen jälkeen tulevan "Interactions"-näytön uudet tiedot seuraajista sekä retweettauksista. Retweettaus tarkoittaa sitä, että joku uudelleenlähettää jo kirjoittamasi tweetin eli Twitter-viestin kokonaisuudessaan myös omille seuraajilleen siten, että alkuperäisen viestin lähettäjän tiedot näkyvät.

Itse olen tyytyväisenä laittanut merkille, että jos joku seuraajani uudelleenlähettää jonkin kirjoittamani viestin, on siitä yleensä seurauksena lisää seuraajia minulle, joten asia toimii hyvin. 

Pysyvien muutosten pakko

Miksi muutokset ovat sosiaalisissa medioissa pysyvää, välttämätöntä ja sangen tiheästi tapahtuvaa? Miksi sosiaalisen median käyttäjiä kiusataan uusilla muutettavilla asioilla?
Moni käyttäjä varsinkin Facebookissa sanoo kyllästyneensä jatkuviin muutoksiin ja siihen, että asiat pitää aina opetella uudelleen, kerta toisensa jälkeen.

Lisäksi muutokset ovat tuoneet tullessaan tietoturvaongelmia sekä aiheuttaneet epätietoisuutta nk. "hoaxien" eli Internetissä leviävien perättömien huhujen myötä,

Omasta mielestäni tämä johtuu siitä, että sosiaaliset mediat haluavat että lehdistö kirjoittaa niistä artikkeleja. Lehdet yleensä kirjoittavat näistä jatkuvista muutoksista sangen neutraaliin sävyyn enemmänkin vain todeten, että "nyt tuli taas jotain tällaista". En ole vielä sellaista suomalaista lehtiartikkelia lukenut, jonka kirjoittaja arvostelisi jotakin muutosta ja perustelisi miksi se on huono.  Näitä soraääniä voi lukea ulkomaan julkaisuista, tavallisten käyttäjien Uutiset-virrasta tai sitten asiantuntijoiden blogeista. 


Ehkä tietoteknisessä maailmassa ja sosiaalisessa mediassa tapahtuu koko ajan niin paljon, että leipätyötään tekevät, suuria uutismassoja käsittelevät toimittajat eivät vain ehdi tutkia syvällisesti jokaista sosiaalisen median muutosta, ennen kuin heille tulee kiire kirjoittaa seuraavaa artikkelia. 

Vain muutos on pysyvää


Sosiaalisessa mediassa on pysyvien muutosten pakko. 
Jos sosiaalisten medioiden järjestelmät käyvät sinunkin mielestäsi hetki hetkeltä monimutkaisimmiksi, niin mikäli vauhti jatkuu samanlaisena, emme edes me asiantuntijat osaa enää käyttää sosiaalista mediaa noin kymmenen vuoden kuluttua tästä hetkestä. 

Koonti

• sosiaalisten medioiden järjestelmät kokevat tällä hetkellä tihenevässä määrin järjestelmien toiminnallisia muutoksia
• eniten muutoksia on tehnyt Facebook, mutta myös Google+ ja Twitter ovat kunnostautuneet näissä
• Facebook näyttää tällä hetkellä oletusasetuksilla noin 8 % kaikista niistä Uutiset-virran viesteistä, joka sinulle kuuluisi. Tätä oletusasetusta voi toki muuttaa käsin, mutta koska se pitää tehdä kontaktikohtaisesti ei sitä käytännössä kukaan tee
• Facebook Android -ohjelma näyttää vain Uutiset-virran ensimmäisen kommentin ja mahdolliset jatkokommentit on avattava käsin, joka on tehty hankalaksi
• Google+ on tehnyt pienempiä muutoksia, ja koska käyttöliittymä on ollut hyvä jo palvelun lanseeraamisesta kesästä 2011 asti ja uudet muutokset ovat olleet hyviä, niin järjestelmä toimii
• myös Google+ Android -sovellus toimii paremmin kuin Facebook Android -sovellus
• Twitter on lisännyt järjestelmään muutamia uusia painonappeja sekä "Interactions"-näyttöön muutamia uusia tietoja
• mielestäni sosiaaliset mediat hakevat muutoksilla näkyvyyttä lehdistössä ja ihmisten välisissä keskusteluissa, ja sitä ne kyllä todellakin saavat. 
  

EU:n komission 25.1.2012 ehdotus uusituksi tietosuojakäytännöksi

(Koonti tämän artikkelin lopussa.)

EU:n komissio julkaisi keskiviikkona 25.1.2012 ehdotuksensa uusituiksi tietosuojasäännöiksi unionille. Näistä ehkä huolestuttavin oli "mahdollisuus siirtää omat henkilötietonsa yhdeltä verkkokauppiaalta toiselle".

Lisäksi EU:n komissio ehdottaa, että siirto pitäisi eri verkkokauppojen välillä suorittaa 24 tunnin sisällä.

Ajatellaanpa hetki, millaisen riskin ja mahdottomuuden edellä mainitut ehdotukset toteutuessaan sisältäisivät.

Samoja käyttäjätunnuksia ja salasanoja käytetään eri järjestelmissä

Viimeaikaiset tietoturvamurtoaallot ovat osoittaneet, että hyvin moni käyttää samaa käyttäjätunnusta ja salasanaa eri paikassa. Sama asia voi olla myös kuluttajapuolen verkkokauppojen kanta-asiakasjärjestelmissä. 

Sain jokin aika sitten sähköpostia eräältä suomalaiselta verkkojärjestelmän ylläpitäjältä, että heidän kaikki salasanansa on viety ja että minun pitäisi vaihtaa oma salasanani. Sama tieto oli myös em. yrityksen järjestelmän etusivulla. 

Olin tietenkin ilahtunut siitä, että verkkojärjestelmän ylläpitäjä vihdoin tiedotti asiasta myös minun sähköpostilaatikkooni, mutta olin lukenut tästä samasta uutisesta noin viikkoa aikaisemmin lehdestä, ja päivien kuluessa minut valtasi epäusko, että eivätkö he todella aio tehdä mitään asialle tai tiedottaa tästä lainkaan loppukäyttäjiään. 

En tiedä tarvitsivatko he viikon järjestelmäpäivitysten ajamiseen ja testaamiseen, mutta järjestelmän teknisen ylläpidon laatu sekä tiedottaminen eivät kyllä siinä vaiheessa enää herättäneet mitään luottamusta. 

Otetaan seuraavaksi esimerkki siitä, millä tavalla edellä mainittua EU:n komission ehdotusta olisi mahdollista käyttää väärin.

Henkilötietojen siirto järjestelmästä toiseen rikollisessa mielessä: näin se tehdään

1. Oletetaan, että joku murtautuu johonkin heikosti ylläpidettyyn tietojärjestelmään ja saa sieltä ladattua itselleen listan järjestelmässä olevista käyttäjätunnuksista ja salasanoista. 

2. Listan lataamisen jälkeen murtautuja perustaa itselleen verkkokaupan. Siellä voi myydä vaikkapa purkitettua esikypsennettyä ja maustettua kinkkua, jota herkkua kutsutaan englantia puhuvissa maissa nimellä "Spam" (tulee muuten sanoista "SPiced HAM"). 

3. Sen jälkeen kun murtautujalla on käytössään spamia myyvä verkkokauppa, niin hän lähtee järjestelmällisesti kokeilemaan muita verkkokauppoja murtautujalla hallussaan olevilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Kuten edellä oli kerrottu, niin ihmiset käyttävät samoja käyttäjätunnuksia ja salasanoja eri järjestelmissä. 

4. Aina kun oikea käyttäjätunnus/salasana-pari löytyy johonkin toiseen verkkokappajärjestelmään ja murtautuja pääsee kirjautumaan sisään uhrin tunnuksilla, niin murtautuja esittää sisään pääsemässään järjestelmässä vaatimuksen, että kaikki hänen käyttäjätietonsa tulee siirtää toiseen verkkokauppaan EU:n komission tietosuojasäännön mukaisesti.

Käyttäjätiedon kohdeverkkokaupaksi murtautuja valitsee tietenkin oman verkkokauppansa, jonka kaikkiin asiakastietoihin hän pääsee järjestelmän ylläpitäjänä käsiksi. 

5. Tämän jälkeen murtautujalla saa omaan verkkokauppaansa mukavan tietokannan, joka sisältää nimien lisäksi käyttäjien itsensä syöttämiä yhteystietoja sekä muutakin sensitiivistä tietoa. Näiden avulla murtautuja voi lähteä tehtailemaan lisää rikoksia haltuunsa saaneiden identiteettien avulla. 

EU:n komissio ehdottaa tietojen siirron aikarajaksi 24:ää tuntia

Edellä mainitun rikollisia tarkoitusperiä mahdollistavan käytännön lisäksi EU:n komissio vaatii, että käyttäjätietojen siirto kahden eri järjestelmän välillä pitäisi tapahtua 24 tunnin sisällä. Suomalaisessa lehtikirjoittelussa tätä asiaa on verrattu melko kevein perustein "puhelinnumeron siirtoon". 

Haluaisin nähdä kaksi sellaista teleoperaattoria, jotka pystyisivät siirtämään lankanumeron tai matkapuhelinnumeron 24 tunnin sisällä kahden operaattorin välillä, vaikka heillä on taatusti käytettävissään alan paras tekniikka. Me kaikki numerosiirron joskus tehneet tiedämme, että siinä menee aikaa työviikkoja.  

Lisäksi teleoperaattoreita on yleensä maakohtaisesti huomattavasti vähemmän kuin verkkokauppoja. Esimerkiksi Suomessa on kolme teleoperaattoria: TeliaSonera, Elisa ja DNA. Verkkokauppoja sen sijaan on maassamme jo tuhansia ja määrä kasvaa päivittäin. 

Kuka määrittelee tarkemmin sen järjestelmän, jonka avulla tuhannet ympäri Suomea toimivat verkkokaupat voivat siirtää käyttäjiensä tietoja verkkokauppajärjestelmästä toiseen 24 tunnin sisällä? Kuka tämän kaiken koodaa? Kuka vastaa teknisen ratkaisun toimivuudesta?

Onko EU:n komissiolla alkeellistakaan ymmärrystä siitä, miten mahdottomasta hankkeesta tässä on kyse reaalimaailmassa?

Näin ollen vaatimus tietojen siirtämisestä 24 tunnin sisällä on täysin mahdoton, eikä sitä vaadita EU:n sisällä edes teleoperaattoreille, joten miksi verkkokauppatoimittajat yritetään saada tällaiseen vastuuseen? 

Koonti

• EU:n komissio ehdotti 25.1.2012 unionille uusitun tietosuojasäännöksen
• näistä huolestuttavin oli "mahdollisuus siirtää omat henkilötietonsa yhdeltä verkkokauppiaalta toiselle"
• lisäksi verkkokauppojen pitäisi toteuttaa siirto 24 tunnin sisällä
• edellä mainittu käsittely sisältää mahdollisuuden rikolliseen toimintaan johtuen siitä, että samoja käyttäjätunnuksia ja salasanoja käytetään eri järjestelmissä
• 24 tunnin aikaraja siirrolle ei tulisi koskaan toimimaan käytännössä teknisistä syistä.

Voiko sähköposteja hallita?

(Koonti tämän artikkelin lopussa.)

Tietotyöläisenä suuri osa työajastani kuluu sähköpostien lukemiseen ja kirjoittamiseen. Teen sitä useita tunteja päivässä. Toki työpäivääni kuuluu paljon muutakin, mutta sähköpostit ovat ainakin minun työssäni suurin yksittäinen kokonaisuus, joka vaatii jakamatonta huomiotani lähes joka työpäivä.

Arvioin saavani arkipäivisin keskimäärin n. 30-50 kappaletta "todellista" työhön liittyvää sähköpostiviestiä ja vastaavani näistä n. 60-80 %:iin. Loput 20-40 % viesteistä ovat joko automaattisten järjestelmien luomia loki-tyyppisiä ilmoitusviestejä tai sellaisia viestejä, jotka joku muu on jo ottanut hoitaakseen tai sitten ne saattavat liittyä kokonaisuuteen, joka jatkuu jossakin toisessa sähköpostissa. 

Roskaposteista en pidä lukua, koska käyttämäni roskapostin suodatusjärjestelmä toimii hyvin tehokkaasti ja saamani roskapostit ovat yksittäisiä tapauksia. 

Aloin käyttämään nykyistä Internetin sähköpostijärjestelmää vuonna 1986. Noihin aikoihin saattoi joskus mennä useita päiviä, että en vastaanottanut tai lähettänyt yhtään ainoaa sähköpostia. Tilanne on hieman muuttunut niistä ajoista. Koska pystyn yleensä vastaamaan melko pienellä viiveellä ainakin suurimpaan osaan saamistani sähköposteista, eikä postilaatikossani kellu enää 1980-luvulta peräisin olevia hoitamattomia sähköpostiviestejä, oletan että olen saanut sähköpostit hallintaani. Seuraavaksi esitän sinulle vuosikymmenien varrella keräämäni tehovinkit. 
 
Seitsemän Kultaista Sääntöä sähköpostien hallitsemiseen

1. Pidä sähköpostilaatikkosi tyhjänä

Minä pyrin tähän, en tietenkään aina onnistu siinä. Yritän kuitenkin päivittäin hoitaa ainakin sinä päivänä ja edellisenä päivänä saapuneet viestit, mutta aikaa vaativien asiakokonaisuuksien ja selvityksien hoitamisien vuoksi tämä ei tietenkään ole aina mahdollista.

Joka tapauksessa aina sitten kun olen saanut jonkun sähköpostin "hoidettua" eli olen kirjoittanut vastauksen tai huomaan, että viesti ei enää vaadi minkäänlaisia toimia, arkistoin kyseisen viestin ja poistan sen sähköpostijärjestelmästäni.

Ajankäyttöni on hallinnassa, mikäli laatikossa on koko ajan n. 20-30 viestiä. Tämä on siis tavoitemäärä, koska hoidan näistä viesteistä aina vanhimpia ja eniten aikaa vaativia töitä. Samalla teen tilaa 20-30:lle sellaiselle uudemmalle viestille, joita en kykene ratkaisemaan heti.

Olen arvioinut, että pystyn päivässä hoitamaan n. 30-50 sähköpostiviestiä ja tekemään vielä lisäksi jotain muutakin päivän aikana. Jos en tekisi mitään muuta kun sähköposteja, uskoisin pystyväni hoitamaan noin sata sähköpostiviestiä päivässä, mutta silloin hajoaisi jo pää.

 2. Aloita aamusi sähköpostilla (ja päätä päiväsi Saludo-kahvilla!)

Asiakaskuntamme koostuu hyvin paljon yrittäjistä, joten minulla on usein aamuisin sähköpostilaatikossani asiakkaidemme edellisen illan tai jopa yön aikana lähettämiä viestejä.

Luen aina ensin kaikki saapuneet sähköpostit läpi ennen kuin lähden vastaamaan niistä yhteenkään. Voi olla, että asia on jo ratkennut tai tukiosoitteeseemme tulleen viestin onkin jo joku muu ottanut hallintaan, eikä minun tarvitse tehdä näille mitään.

Kun sähköpostit hoitaa pois aamulla ensimmäisen parin-kolmen tunnin aikana, on vielä ennen lounastaukoa aikaa tehdä jokin puoli tuntia - tunnin vaativa tärkeä asia tai parikin. Lounaan jälkeen on minulla iltapäivä aikaa keskittyä suurempiin asiakokonaisuuksiin ja vastailla silloin tällöin pikku hiljaa sisääntippuviin viesteihin, jos haluan hieman lepuuttaa aivojani jonkun suuren työn tiimoilta. Seuraavana aamuna onkin taas uusia viestejä laatikossa, jotka hoidan pois. Ja niin edelleen.

3. Lähetä ja käsittele yksi asiakokonaisuus kerrallaan

Viestejä lähettäessäni pidän aina huolen siitä, että kirjoitan aina yhteen sähköpostiin vain yhden käsillä olevan asian ja valitsen sen vastaanottajajoukon. Mikäli käsiteltäviä asioita on useita, laadin niistä useita eri viestejä ja laitan aina yhden asian yhteen viestiin ja valitsen taas vastaanottajajoukon asiakohtaisesti. Näin toimimalla yhdessä viestiketjussa voidaan hoitaa yksi asia loppuun. Näin toivoisin muidenkin sähköpostikäyttäjien tekevän.

Mikäli jokin keskustelu jakautuu "rönsyksi" eli yhdestä asiasta kasvaakin kaksi selvitystä vaativaa asiaa, niin lähetän vastaukseksi kaksi erillistä viestiä peräkkäin vaikkapa samalle vastaanottajajoukolle ja vaihdan "uuteen" asiaan viestin otsikon.  Näin ollen kun kumpi tahansa näistä asioista saadaan hoidettua, niin se ei enää "kummittele" hoitamatta olevan asian viestinnässä. 

Aamuisin mietin aina viestejä ensimmäistä kertaa lukiessani, mikä viesteistä tai viestiketjuista on sellainen, jonka vastaamisella saa jonkun jumissa olevan tärkeän asian mahdollisimman nopeasti takaisin liikkeelle. Hoidan nämä viestit ensin. Tämän jälkeen menen toiseksi tärkeimpään viestiin tai viestiketjuun ja hoidan sen pois ja niin edelleen. Viimeiseksi jätän "suuret" asiat, joihin paneutuminen vaatii enemmän aikaa kun muutaman minuutin.

Mikael Jungner on kirjoittanut omaelämänkerrassaan Outolintu siitä, että jos haluaa pitää odottavien asioiden jonon mahdollisimman lyhyenä, kannattaa ensin hoitaa pois alta helpoimmat ja pienimmät asiat.

Minulle opetettiin kuitenkin aikoinaan kansakoulussa, että suurimmat tehtävät tulee hoitaa ensin ja mennä sitten vasta pienimpiin asioihin. Meni tosi pitkään, ennen kuin pääsin siitä pahasta tavasta eroon.

Nykyään hoidan ensin aamupäivällä nopeimmat "pienet" asiat pois, joiden tekemiseen kuluu muutamasta minuutista muutamaan kymmeneen minuuttiin, ja menen sitten vasta iltapäivällä tunnin tai tuntikausia vaativiin tehtäviin.

Näin toimimalla työpinoni pysyy kohtuullisena ja kaikki asiat etenevät, pienet asiat hieman nopeammin ja suuret asiat hitaammin. Eikös se ole hyvä maailmanjärjestys?

4. Mieti käyttämäsi yhteystapa

Kaikki viestit eivät sovi sähköpostiin. Yksinkertaiset tiedustelut ja asiat, joihin halutaan kyllä/ei-tyyppistä vastausta tai jotka ratkeavat muutaman rivin viestillä hoituvat aivan hyvin sähköpostilla.

Mikäli katselen viestiä, johon vastaaminen saisi aikaan vielä pidemmän viestin kun alkuperäisen lähettäjän viesti ja sisältäisi enemmän kuin kaksi kysymysmerkkiä, otan puhelimen käteeni ja soitan.

Sähköposti soveltuu joidenkin asioiden hoitamiseen, mutta ei suinkaan kaikkien. Mieti mikä on paras ja oikeasti nopein yhteystapa hoitaa asia.

5. Ajattele sähköpostia "kiireettömänä" yhteystapana

Jos saan sähköpostin, oletan ja toivon että vastaanottajalla ei ole sen suhteen kovin kiire. Pikaisia toimia tai paniikkiasioita vastaanotan mieluummin puhelimella, koska niille pystyy todennäköisesti tekemään jotakin lähes saman tien. Mikäli viesti tulee sähköpostilla eikä sisällä mitään sellaista, joka vaatisi välittömiä toimia, pyrin hoitamaan sen kuitenkin pois saman päivän iltapäivänä tai seuraavan työpäivän aamupäivänä, jos se on muihin työtehtäviin liittyen mahdollista.

6. Käytä hallitusti sähköpostiohjelman "Vastaa kaikille"- ja "Vastaa"-toimintoja

Jos viestiin on merkitty useampi vastaanottaja, niin "Vastaa kaikille"-toiminto tulee ehdottomasti valita, mikäli muut lukijat haluaa pitää tietoisina tilanteesta tai tilanne vaatii heidän toimiaan ja/tai kommenttejaan.

Valitettavan usein vain olen huomannut, että joku lähettäjistä katkaisee jossakin vaiheessa vastaanottajien tiedotusketjun valitsemalla sähköpostiohjelmastaan "Vastaa", kun hänen olisikin pitänyt valita "Vastaa kaikille". Kuten huomaat tämän blogin alussa olevasta kuvasta, niin sähköpostijärjestelmissä "Vastaa"-nappi sijaitsee yleensä ennen "Vastaa kaikille"-nappia, vaikka näiden nappien pitäisi olla käyttöliittymässä toisin päin. 

Mikäli kyseessä on asiakas, täytyy minun aina tapauskohtaisesti miettiä, voinko liittää alkuperäisiä ihmisiä enää mukaan keskusteluketjuun. Muiden osapuolten ollessa kyseessä liitän surutta alkuperäisen ringin taas mukaan keskusteluun, jotta kaikki saavat asian etenemisestä tietoa. Jos asia ei vaadi joltakin vastaanottajalta muita toimia kun viestin lukemista, uskon että hän osaa poistaa viestin lukemisensa jälkeen. 

Lisäksi vastaanottajia voi jakaa sähköpostissa useisiin  eri ryhmiin, josta seuraavassa kohdassa tarkemmin. 

7. To-, cc- ja bcc-kenttien tehokäyttö

Sähköpostiohjelmissa on kaksi "pääkenttää" ja yksi "piilokenttä" ryhmittelyä varten, eli:

• to: tähän kenttään ne, joiden pitää tehdä asialle jotain ja joiden vastausta kaivataan
• cc: tähän kenttään ne, joiden toimia tai kommentteja ei vaadita, mutta jotka halutaan pitää tietoisena asian etenemisestä
• bcc: tähän "piilokenttään" saman tyyppiset vastaanottajat kuin cc: -kenttään, mutta näiden vastaanottajien ei tarvitse enää osallistua myöhempään mahdolliseen jatkokeskusteluun. 

Voit aivan vapaasti siirtää ihmisiä eri to/cc/bcc-kenttiin omassa vastauksissasi sen mukaan, mitä toimenpiteitä käsiteltävä tehtävä vastaanottajilta jatkossa vaatii tai ei enää vaadi tai jopa poistaa yksitellen niitä vastaanottajia, joita asia ei enää millään tavalla koske ja jotka eivät tarvitse enää mitään tietoa asiasta. 

Takaisin realismiin

Kaikki edellä kirjoitettu nyt oli utopiaa. Totta kai sähköpostitilanteeni on välillä katastrofaalinen. On hetkiä elämässä, jolloin sähköpostilaatikossani on 200-300 viestiä odottamassa käsittelyä. Tästäkin on kokemusta.

Jos siis pystyn normaalina työpäivänä hoitamaan päivän aikana saapuneet 30-50 viestiä pois, niin aikaa ei jää satojen rästiviestien hoitamiseen. Tällöin yritänkin ottaa kalenteristani "talkoot" eli järjestää muista työtehtävistäni tunnin-pari lisäaikaa lähes joka päivä vaikkapa viikon tai kahden ajaksi, jolloin pyrin päivittäisen viestiliikenteen hoitamisen lisäksi hoitamaan pinosta vaikkapa 10-20 viestiä päivässä. Tällöin 200-300 rästiviestiä on mahdollista purkaa kahden-kolmen työviikon aikana.

Koonti

• yritä pitää sähköpostilaatikkosi tyhjänä
• poista viestit jotka olet hoitanut tai jotka eivät vaadi sinulta enää mitään
• hoida sähköpostit aina aamuisin lukemalla kaikki saapuneet viestit kerran läpi, jonka jälkeen aloita tärkeimmästä. Jätä suuret, eniten aikaa vaativat asiakokonaisuudet loppupäivälle
• lähetä ja käsittele yhdessä viestissä yksi asiakokonaisuus kerrallaan
• mieti onko asia sittenkin nopeampi hoitaa pikaisella, tehokkaalla puhelulla. Jos oma viestisi paisuu suuremmaksi kuin lähettäjän viesti tai omassa vastauksessasi olisi useampi kuin kaksi kysymysmerkkiä, soita puhelimella
• sähköposti on "kiireetön" yhteystapa. Pidä se sellaisena
• muista käyttää sähköpostiohjelman "Vastaa kaikille"-toimintoa, jos viesti on lähetetty useammalla ihmiselle, äläkä katkaise ketjua turhaan käyttämällä "Vastaa"-toimintoa
• käytä to-, cc- ja bcc-kenttiä hyväksesi ja siirtele vastaanottajia näiden välillä kulloisenkin tarpeen mukaan. Poista ne vastaanottajat, joita asia ei enää koske. 

Toivotan sinulle mukavaa sähköpostin käyttöä!